Jak na správnou archivaci a skladování papírových dokumentů?

Efektivní a bezpečné skladování dokumentů je naprosto klíčové pro fungování každé menší i velké firmy. Ať už to jsou pracovní smlouvy, faktury nebo jiné důležité či citlivé dokumenty, je nezbytné je skladovat a archivovat správně. Přestože dnes mnoho dokumentů požíváme spíše v elektronické podobě, pořád existují dokumenty, které si firmy raději uchovávají vytištěné černé na bílém. Ať už je to kvůli bezpečnosti nebo praktičnosti.

Správné a bezpečné skladování

Nejlepší způsob uskladnění papírových dokumentů je v praktických šanonech. Pro lepší přehlednost používejte jeden šanon na jeden druh dokumentu, nebo jednotlivé šanony viditelně rozdělte na kategorie. Třeba podle roku, abecedy, nebo typu. K tomu doporučujeme použít třeba post-it lístečky nebo speciální papírové či plastové rozlišovače. Takto připravené šanony snadno naskládáte do krabic. Můžete si pořídit i krabice přímo určené pro šanony. Ujistěte se, že jsou krabice pevné a čisté. Nezapomeňte je nakonec jasně označit.

Kam s krabicemi?

Krabice s papírovými dokumenty potřebují vhodnou teplotu a vlhkost. Nemůžete je tedy skladovat kdekoliv. Několik krabic snadno uložíte na skříň nebo do rohu kanceláře. Pro větší množství je vhodné pořídit regál a pro citlivé dokumenty je nejlepší třeba uzamykatelný šuplík. Pokud máte šanonů a krabic opravdu hodně, můžete přemýšlet i nad páternosterovým systémem, který je bezpečný, prostorově efektivní a praktický. Budete ale muset počítat se značnou investicí.

Kde skladovat dokumenty, na které opravdu nemáte místo?

Pokud máte hodně dokumentů, které nepotřebujete mít okamžitě po ruce a vaše firma potřebuje místo na důležitější věci, můžete využít externí sklad pro firmy. Nepředstavujte si ale obrovskou halu. Tato služba, jako například Perfect Storage, vám poskytne skladovací kóji i s regály ve velikosti přesně podle vašich potřeb. Nemusíte si tedy pronajímat větší množství kójí nebo naopak platit za prostor, který nevyužijete. Skladovací kóje jsou bezpečné, praktické a mají optimální teplotu i vlhkost. Můžete si je dokonce pronajmout i krátkodobě – třeba když stěhujete kancelář. Navíc máte k vašim uskladněným dokumentům přístup 24/7.

Jak dlouho archivovat dokumenty?

Je důležité si držet přehled o tom, jaké dokumenty a jak dlouho skladujete. Jinak se může snadno stát, že při úklidu najdete něco, co patří spíš do muzea než do šanonu. Některé dokumenty jsou sice důležité mnoho let, i tak je ale lepší pravidelně protřídit celý archiv a zbavit se všeho, co již nepotřebujete.

Co s dokumenty, které již nepotřebujete?

Když vytřídíte všechny dokumenty, které vám už jen zabírají místo, nejlepší způsob, jak se jich zbavit, je recyklace. Jsou ale dokumenty, které z bezpečnostních důvodů nelze jen tak vyhodit do tříděného odpadu. Je sice malá pravděpodobnost, že by se dostaly do nepovolaných rukou, ale můžete si dovolit to riskovat? Když jde o citlivé údaje, nejvhodnější je skartace a následná recyklace, nebo můžete hromadu posekaného papíru využít kreativně. Třeba jako konfety na firemní večírek nebo společný umělecký projekt na teambuildingu.

V Perfect Storage jsme experti na skladování věcí všeho druhu. Vyberte si z poboček Holešovice, Žižkov nebo Vysočany a my se se o vaše firemní dokumenty skvěle postaráme. Neváhejte se na nás obrátit s jakýmkoliv dotazem. Rádi vám zprostředkujeme pronájem dodávky nebo stěhovací službu, a pokud potřebujete více krabic, ty pro vás máme přichystané taky.